De huidige situatie en het werken vanuit huis vragen van ons een creatieve houding. Een houding waarbij we kansen zien in online congressen, evenementen en bijeenkomsten. Om op die manier op afstand contact met elkaar te houden, toekomstplannen te bespreken en te netwerken. Online congressen zijn niet alleen een handig alternatief voor offline bijeenkomsten, maar brengen ook veel voordelen met zich mee. Denk aan het besparen van materiaal- en reiskosten, het verminderen van reistijd en een verminderde CO2-uitstoot. In dit artikel vertellen wij je wat een online bijeenkomst jou kan brengen, welke tools geschikt zijn en hoe je de impact van je boodschap vergroot. 

Online met elkaar communiceren voelt anders dan een fysiek gesprek. Inmiddels zijn we er gelukkig enigszins aan gewend. Met als gevolg dat veel organisaties en bedrijven de stap durven maken naar het organiseren van een online congres, bijeenkomst of event. Welke online vorm je ook wilt inzetten: de voorbereiding hiervan is essentieel. Voordat je een bijeenkomst organiseert, begin je met het beantwoorden van de vragen: ‘Waarom wil ik deze online bijeenkomst organiseren?’ ‘En wat is het concrete doel ervan?’ Vervolgens is het belangrijk om in de voorbereiding je doelgroep(en), stakeholders, partners, de boodschap en het onderwerp helder te formuleren. Bedenk ook welke stappen nodig zijn om je doel te bereiken, welke voorbereidingen je daarvoor moet treffen en op welke manier de aanwezigen zich eventueel kunnen voorbereiden. Door planmatig te werk te gaan en jezelf en de betrokkenen goed voor te bereiden, haal je zoveel mogelijk rendement uit je online bijeenkomst.

Online samenkomen biedt veel mogelijkheden. Je komt in contact met je partners of stakeholders, je bespreekt samen nieuwe inzichten binnen jullie organisatie of branche en je komt tot nieuwe ideeën. Zo blijft jouw organisatie ook vanuit huis in beweging. Afhankelijk van je doelen en ambities, kies je een passende vorm. Denk aan een kleinschalige online meeting, webinar of livestream. Hieronder vertellen we je meer over deze mogelijkheden en bijbehorende tools.

Het voordeel van een kleine groep aanwezigen, is dat er tijdens je bijeenkomst meer ruimte is voor interactie. Je kunt de aanwezigen gemakkelijker persoonlijk (aan)spreken. Ook voelen mensen in kleine groepen vaak meer ruimte om het woord te nemen. Daardoor leent een online meeting met kleine groepen zich goed voor het creëren van betrokkenheid en een persoonlijke sfeer. Wil je nog meer interactie creëren of de volledige inhoud van de bijeenkomst in tekst en beeld vangen? Dan is het mogelijk om een (visueel) notulist in te schakelen tijdens de sessie. Een (visueel) notulist tekent of schrijft mee met de gesprekken en vangt de inhoud in losse illustraties of in tekst. Zo deel je de input achteraf gemakkelijk met alle aanwezigen en bereik je een veel bredere doelgroep. Meer hierover lees je in ons artikel over visuele ondersteuning.

Op basis van het programma voor je bijeenkomst, bedenk je met wie je welke onderwerpen wilt bespreken. Houd je alleen plenaire sessies of verdeel je de aanwezigen ook in aparte zogeheten ‘break-out rooms’? Het is verstandig om dit van tevoren vast te leggen in de agenda en de aanwezigen vooraf in te delen in de verschillende subgroepen. Ook doe je er goed aan, om voorafgaand aan de meeting aan te geven wat je van de aanwezigen verwacht. Zo kan het handig zijn dat zij zich inlezen of een voorbereidende opdracht maken. Tools die zich goed lenen voor een online meeting met een kleine groep mensen, zijn Teams, Skype, Google Meets of Zoom.

Online meetings zet je o.a. in: 

• om een kleinere doelgroep te bereiken;
• bij plenaire gesprekken en subsessies in breakout rooms;
• om input en (nieuwe) inzichten te verzamelen; 
• om gezamenlijk (complexe) onderwerpen, standpunten of visies te bespreken.

Het houden van webinars is op dit moment razend populair. Zo organiseren verschillende bedrijven webinars om trainingen aan te bieden of presentaties te geven. De voordelen van webinars zijn dat je veel deelnemers kunt betrekken, dat je deelnemers vragen kunt stellen en dat zij gemakkelijk vragen aan jou stellen. Ook kun je andere manieren van interactie toevoegen aan je webinar, zoals polls en stellingen. De uitkomsten blijven opgeslagen: je kunt ze achteraf altijd terugzien en delen. Je organiseert een webinar met behulp van tools zoals Zoom en Webinargeek 

Webinars zet je o.a. in: 

• om een grotere doelgroep te bereiken;
• om actief vragen te beantwoorden of polls in te zetten;
• bij het geven van cursussen, presentaties of trainingen.