Social media en evenementen zijn een gouden combinatie. Zowel voor, tijdens en na een evenement, congres of symposium kun je er voordelen mee behalen. Vandaag gaan we dieper in op de vraag hoe je social media inzet om je evenement te promoten, betrokkenheid met je achterban te creëren en hoe je inzicht verkrijgt in de interesses van je bezoekers.

Bezint eer gij begint
Om social media effectief in te zetten om meer uit je evenement te halen is het belangrijk om bij het begin te beginnen. Start met het definiëren van een duidelijke doelgroep en doelstellingen: wie wil je bereiken en waarom? Wil je meer bekendheid aan je evenement geven of zoek je een manier om discussie aan te wakkeren en kennis te delen? Zodra dit helder is selecteer je de social media platformen die hierop aansluiten.

Deel evenement gerelateerde content
Gebruik de evenementen pagina op je website en de verschillende kanalen om je evenement te promoten. Dit verhoogt de betrokkenheid van je bezoekers. Denk aan blogposts, video, podcasts, foto’s met achtergrond informatie, sfeerbeelden en interviews met sprekers.

Creëer evenement pagina’s
Op Facebook en Google+ is het mogelijk om evenementen aan te maken. Voorheen was het ook mogelijk om een evenement op LinkedIn aan te maken maar deze optie is geschrapt.

Hoe maak je een Facebook evenement aan?
Op je Facebook bedrijfspagina klik je op het tabblad “evenementen”, vervolgens op “evenement maken”.

Tips

• Nodig andere organisatoren, geïnteresseerden en influencers uit
• Gebruik het logo consistent op ieder kanaal.
• Gebruik een herkenbare afbeelding op ieder kanaal in de stijl van je evenement.
• Voeg social media ‘share’ en ‘like’ buttons toe aan je evenement registratie pagina.
• Creëer interactie in de vorm van een poll: geef bezoekers bijvoorbeeld de keus wie ze willen zien.

Facebook disclaimer
Het is erg makkelijk om jezelf vrijblijvend op aanwezig te zetten op een Facebook evenement. In de praktijk heeft dit vaak weinig betekenis, omdat er niet direct commitment is om ook daadwerkelijk aanwezig te zijn. Gebruik Facebook dan vooral als een marketing instrument om bekendheid en betrokkenheid op te bouwen.

Google+ evenement
Via Google+ is het eenvoudig een evenement aan maken door in het berichten venster de optie ‘event’ te kiezen. Het interessante aan Google+ is dat je genodigden direct een email kan versturen en dat het evenement automatisch gesynchroniseerd wordt met Google Agenda.

Facebook advertenties
Met behulp van Facebook is het mogelijk om gericht advertenties in te zetten om een evenement bij je doelgroep onder de aandacht te brengen. Het evenement wordt zichtbaar in de timeline van je doelgroep waar ze direct de mogelijkheid hebben om zichzelf op aanwezig te zetten. Daarnaast is het ook mogelijk om een website onder de aandacht te brengen op Facebook, Dit kun je bijvoorbeeld doen met de informatie- of registratiepagina van je evenement.

Twitter
Creëer een speciale hashtag voor je evenement en vermeld deze op het officiële Twitteraccount van je bedrijf of evenement.

• Tweet aankondigingen, achtergrondinformatie en ‘behind te scenes’ materiaal.
• Tweet stellingen om vooraf betrokkenheid en discussie te creëren.
• Tweet foto’s en video’s.
• Leg contact met sprekers en potentiële bezoekers.

Promoted tweets
Het is ook mogelijk om met behulp van promoted tweets je evenement en hashtag bij een groter publiek onder de aandacht te brengen. Promoted tweets zijn letterlijk advertenties. Het interessante aan promoted tweets is dat ze worden afgerekend op basis van Cost-Per-Engagement (CPE). Als adverteerder betaal je pas op het moment dat een gebruiker daadwerkelijke een actie heeft ondernomen heeft met je promoted tweet. Deze acties bestaan uit klikken, retweets, replies of nieuwe volgers voor je account.

Tijdens het evenement

• Informeer en stimuleer bezoekers om actief te reageren op de social media kanalen (op posters, in het programmaboekje en door het te vragen in presentaties).
• Verstuur Facebook updates en tweets met interessante inzichten, foto’s, quotes en aankondigingen.
• Houd actief de stroom berichten bij, kijk wat goed gaat en wat niet en stuur hierop bij.
• Laat bezoekers via social media vragen stellen en beantwoord ze direct.
• Luister naar je publiek. Zijn er opmerkingen of klachten; reageer proactief naar de betrokken deelnemer en los het probleem op.

Tip: Wil je dat bezoekers tijdens je evenement actief zijn op social media? Zorg voor een goede WIFI-verbinding.

Social media wall
Met een social media wall verzamel je al de social media berichten van bezoekers en presenteer je ze op een groot scherm. Op deze manier maak je een evenement interactief en breng je de bezoekers onderling in contact. Laat direct foto’s, video’s en andere content zien en maak een belevenis van je evenement. Het is ook een manier om direct de eventuele sponsoren van het evenement onder de aandacht te brengen.

Na het evenement
Na afloop van het evenement gaan bezoekers naar huis. Daar eindigt het evenement meestal. Soms worden er nog wat foto’s gedeeld en volgt er nog een bedankwoordje. De waardevolle kennis die er gedeeld is raakt meestal in de vergetelheid. Er wordt misschien nog door de organisatie geëvalueerd over het evenement, maar vaak zonder de inzichten van de bezoekers.

Deel de foto’s, interviews, video’s, quotes, Visuele Notulen of andere content die verzameld is op het evenement. Met mentions (@) kan dit op Twitter heel specifiek aan influencers worden gericht. Zet de presentaties van de sprekers op Slideshare en deel ze.

Ga het gesprek aan met de bezoekers en kom erachter wat goed ging en wat de volgende keer beter kan. Weet je al wanneer het volgende evenement plaatsvindt? Deel dit via de kanalen die je eerder hebt gebruikt om het evenement te promoten.

Meet en weet
Met behulp van Facebook Insight en Twitter Analytics is het mogelijk om je marketinginspanningen te meten en bij te stellen. Daarnaast verzamel je op de verschillende kanalen de gegevens van je bezoekers die je kan toepassen op toekomstige evenementen. Op Twitter durven bezoekers vaak eerlijker te zijn dan in het echt. Welke programma-onderdelen waren interessant en welke minder? Gebruik deze inzichten om je bezoekerservaring te verbeteren.

Verleng de levensduur van een evenement
Social media zijn een belangrijk instrument om het succes van je evenement te verhogen. Een evenement is meer dan een punt in de tijd. Gebruik social media voor, tijdens en na een evenement om een sterke community op te bouwen. Het verhoogt de naamsbekendheid, creëert betrokkenheid met je achterban en geeft inzichten in wat de bezoeker werkelijk van je evenement vindt.